Prontuário eletrônico do paciente: Quais recursos um software médico pode oferecer?
Ser responsável pela gestão de uma clínica ou consultório não é fácil, são várias tarefas para cumprir e, muitas vezes, o fluxo de interrupções da equipe e dos pacientes acabam tornando uma bagunça e algumas atividades são negligenciadas por falta de organização.
Isso, consequentemente, vai gerar um estresse para todos os envolvidos na clínica e, às vezes, até repetição de trabalho para garantir que a tarefa foi concluída com sucesso, mas que poderia ser desnecessário tal retrabalho.
Um bom gestor vai saber identificar os principais gargalos para, então, tomar as medidas cabíveis e conseguir manter a ordem da clínica médica. Um dos principais motivos para essa desorganização é a restrição de tempo que leva esses gestores a terem que lidar com várias coisas ao mesmo tempo.
- Estabeleça prioridades: é preciso entender que não é possível realizar todas as tarefas em um único dia, por isso fazer uma lista de tarefas colocando as mais prioritárias em destaque pode ajudar a dar visibilidade para aquelas que precisam ser feitas com mais urgência.
Portanto, isso pode negligenciar tarefas com prioridade mais baixa fazendo-as serem adiadas por meses e até anos, mas ainda assim é um cenário muito melhor do que esquecer de atividades que precisam ser realizadas o quanto antes.
- Gestão da agenda médica: além de priorizar as tarefas importantes, é necessário organizar isso em uma agenda para que fiquem separados por dias e horários de quando devem ser realizadas ou entregues.
Todos os meses, novos prazos, requisitos de treinamento, início de novos projetos, relatórios financeiros e arquivamento serão adicionados à sua lista de atividades. Dessa forma, se tudo for devidamente planejado no começo de cada mês, será mais fácil conseguir se organizar.
Além disso, o calendário deve conter todas as reuniões a serem realizadas, incluindo de diretoria, de equipe, de grupo para reconhecimento, bem como quaisquer outros lembretes que não podem ser esquecidos.
- Horário para cada atividade: uma dica que parece boba, mas é bem simples. Reserve um horário do seu dia para cada atividade que precisa realizar. Dessa forma, fica mais difícil você se distrair para realizar tarefas maiores que tenha programado.
É também um bom jeito de certificar-se que você não negligencie tarefas mais críticas e ainda poderá ter economia de tempo com uma organização regrada.
- Defina políticas da clínica: pensar em uma política de portas abertas depende muito de como funciona na prática médica.
Por um lado, a política de portas abertas pode trazer uma melhora na comunicação em todas as áreas, mas também pode levar a distrações e acabar atrapalhando o fluxo de trabalho.
Caso esteja dando muito certo, ainda que com que momentos de distrações, uma ideia pode ser abrir um horário específico para que a política de portas abertas esteja em vigor e procurar saber os motivos pelos quais os funcionários o procuram.
Pelo contrário, se for algo que esteja incomodando muito por serem tarefas que eles poderiam realizar por si próprios, provavelmente você poderia considerar a capacitação dos colaboradores.
- Plano de emergência: além de preparar a organização da clínica para que tudo ocorra sem muitos problemas, você também deve elaborar um plano de contingência para eventuais emergências que possam aparecer.
É importante que o seu consultório tenha um sistema eficaz para reproduzir registros pessoais, financeiros e quaisquer outros dados necessários para o bom funcionamento da clínica.
Além do que o planejamento de emergências conta nessa parte também, porque você deve estar preparado para uma queda de energia, falha de TI, incêndio, algum tipo de derramamento perigoso ou violações de segurança.
Software Médico para gestão de clínicas
Todo esse trabalho fica ainda mais eficiente quando realizado com um software médico que auxilia em toda a gestão da clínica, desde os agendamentos de consultas até a manutenção do estoque de suprimentos, evitando despesas inesperadas.
Mas falar de um software eficiente que ajude a gerir o estoque é só um dos benefícios de contar com a tecnologia, além disso, a gestão de agenda e a financeira ficam muito mais práticas de serem realizadas, fazendo com que o tempo seja melhor aproveitado sem distrações.
Além disso, contar com o auxílio da tecnologia traz muito mais vantagens para a rotina do consultório.
- Facilita a organização de processos e tarefas.
- Ordena a agenda e, consequentemente, a rotina dos médicos.
- Otimiza o agendamento e cancelamento de consultas.
- Diminui a abstenção dos pacientes nas consultas.
- Sistematiza o espaço físico e o controle do estoque de materiais.
- Centraliza as informações dos pacientes.
- Segurança no armazenamento dos dados.
- Reduz custos dos processos para diversos setores.
- Melhora a experiência do paciente.
- Facilita o cadastro de novos pacientes.
- Contribui para que os processos aconteçam de forma online.
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