Uma clínica médica é uma empresa e precisa focar na gestão para gerar lucro. Por isso, é muito importante otimizar os processos internos, oferecer atendimento humanizado e investir em ações e formas de como organizar uma clínica médica.
Além dos serviços de saúde, na gestão de clínicas, é fundamental recorrer a ferramentas tecnológicas que dão suporte, ajudam a resolver burocracias e tarefas operacionais para melhorar o atendimento.
Está com dúvidas e quer dicas para mudar a realidade na sua clínica? Então, siga a leitura!
Como organizar uma clínica médica
Além de organizar as rotinas, uma gestão eficaz na clínica deve estabelecer metas de crescimento, sempre com o intuito de melhorar o atendimento. A tecnologia pode ajudar muito, pois otimizam processos, reduzem custos e aumentam os rendimentos da clínica. A seguir, veja as nossas dicas de como organizar uma clínica médica.
Os alvarás e a legislação
A rotina nas clínicas envolve riscos de contaminação. Para reduzir o perigo, é preciso obedecer às legislações sanitárias e trabalhistas do setor. Estar de acordo com as normas de fiscalização é fundamental. Além de evitar multas, esse cuidado preserva a integridade de todos na clínica. Para uma rotina mais tranquila, observe esses pontos:
- Alvará da prefeitura,
- Licença da Anvisa,
- Certificado de conformidade do Corpo de Bombeiros,
- Cadastro no departamento de limpeza da cidade.
A Norma Regulamentadora 32, do Ministério do Trabalho, também é importante. Esse documento contém os requisitos mínimos para a clínica permanecer segura e saudável.
A gestão de finanças
Assim como as empresas de outros setores, clínicas médicas prosperam quando são capazes de cobrir os custos e gerar lucro. Você pode pedir ajuda especializada em finanças, ou aprender os conceitos básicos, como o fluxo de caixa. Com isso, todas as operações financeiras da clínica, considerando receitas e despesas, são registradas.
Quando o saldo é positivo no final de um mês, ou de um trimestre – depende do período que você definir – a clínica está rendendo. Do contrário, requer ajustes.
O controle de insumos e do estoque
A gestão dos recursos, como os equipamentos sofisticados e os materiais descartáveis, deve ser rigorosa. Esse cuidado, aliás, é uma das formas de como organizar uma clínica médica.
É importante fazer manutenções preventivas nos equipamentos mais caros e controlar bem o estoque para evitar desperdícios. A tecnologia pode ajudar, pois alguns softwares para clínicas médicas ajudam a contabilizar os itens em estoque.
Em alguns casos, é possível negociar devoluções com os fornecedores. Lembre-se de treinar os colaboradores a fazer o controle de estoque para registrar tudo em relação ao uso, disponibilidade e falta de material.
Treinamento para a equipe
Quando procuram atendimento, os pacientes precisam de agilidade e respeito. Com uma boa experiência, ele pode retornar ou indicar a clínica. No entanto, esse ciclo só se completa quando os profissionais são treinados para isso. Recebendo capacitação, secretárias e recepcionistas contribuem para tornar as consultas mais humanizadas. O treinamento da equipe deve ser prioridade para melhorar a gestão.
O poder dos dados nas decisões
Organização é um passo chave para qualquer empresa. Na área de saúde, a importância aumenta, pois esses profissionais lidam com muitos dados diariamente. No prontuário dos pacientes, por exemplo, estão anexados atestados, receitas, e todo o histórico de consultas.
A clínica tem, ainda, a agenda dos médicos, os alvarás, os números do financeiro, ou seja, muitos dados. Além de se preocupar em como organizar uma clínica médica, é fundamental monitorar as informações disponíveis. Felizmente, o armazenamento e a análise dos dados pode ser facilitada com um software médico.
Qualidade do atendimento
O atendimento aos pacientes é primordial no sucesso das clínicas médicas. Investir na qualidade do atendimento satisfaz os atuais e pode atrair novos pacientes. Depois que a tecnologia revolucionou diversos setores, os erros e a demora no atendimento são inaceitáveis. Por isso, fique atento aos seguintes pontos na clínica:
- Cumprir o horário das agendas;
- Melhorar o relacionamento com os pacientes;
- Conhecer bem os pacientes, coletando feedbacks;
- Melhorar o aspecto visual e o conforto da clínica;
- Pensar em ações para satisfazer e fidelizar os pacientes.
Projeções financeiras
Além de saber como organizar uma clínica médica, na gestão, é fundamental fazer projeções do futuro financeiro da empresa. No fim do semestre, haverá recurso para cobrir os custos?
Uma clínica também precisa estabelecer metas de crescimento e meios para alcançá-las. Por isso, o fluxo de caixa é tão importante, mostrando o saldo operacional e se vai sobrar, ou faltar dinheiro.
Depois de conhecer o cenário, é interessante que os setores tenham metas, como reduzir custos, atrair novos pacientes, melhorar o atendimento e ser mais assertivo nos agendamentos. Tudo isso para aumentar os rendimentos da clínica médica.
A satisfação do paciente
Monitorar a satisfação dos pacientes é uma das melhores estratégias para a clínica. Atender bem e contar com a ajuda da tecnologia, para isso, é indispensável no atual cenário. Para saber se a qualidade do atendimento é satisfatória, questione os pacientes. Depois, analise o feedback e veja onde é possível melhorar.
Ferramentas que otimizam os processos na clínica
Os processos internos da clínica podem ser otimizados com suporte tecnológico. Se você já sabe disso, chegou a hora de conhecer os principais recursos que ajudam clínicas a aperfeiçoar a gestão e o atendimento. Veja a seguir!
Sistema de gestão de clínica
Os melhores sistemas para a gestão de clínicas médicas facilitam a rotina do administrativo do financeiro e até o agendamento de consultas. A clínica ganha em agilidade e os pacientes saem mais satisfeitos do atendimento. Muitas atividades são automatizadas e, por isso, o dia a dia na clínica é transformado.
Sistema em nuvem
Facilitar! Esse é o principal benefício dos sistemas informatizados para clínicas médicas. Os softwares que utilizam a nuvem permitem a execução de diversas atividades mesmo quando o médico está fora da clínica. Resultado? Muito mais agilidade no atendimento. Além disso, a segurança dos dados também aumenta nos sistemas online para a gestão de clínicas.
CRM médico
O Customer Relationship Management, ou na tradução, gerenciador de relacionamento com o cliente, também pode fazer toda a diferença. Nesses sistemas, é possível guardar as informações relevantes dos pacientes mesmo antes de se tornarem clientes. Com a geração de relatórios, o gestor da clínica pode definir futuras campanhas de marketing, novos serviços e mudanças para melhorar a clínica.
Prontuário digital
O uso de prontuário digital também ajuda a organizar a clínica médica. Essa ferramenta dispensa o uso de papel, reduzindo custos, melhora o arquivamento e o compartilhamento do prontuário.
Com o prontuário digital, a clínica terá um ganho significativo na qualidade, produtividade e agilidade do atendimento.
O uso de novas tecnologias na gestão de clínicas
Existem diferentes tecnologias para auxiliar a gestão de clínicas médicas. As melhores estão focadas em humanizar o atendimento, amparar o médico na gestão financeira e administrativa. Assim, ajudam empresas de saúde a otimizar os processos e deixam pacientes mais satisfeitos.
Gostou da leitura? Agora você sabe como organizar uma clínica médica e a as ações necessárias. E, na sua clínica, existe margem para melhorias? Então, chegou a hora de aderir às novas tecnologias, depois, basta conferir os resultados e mudanças na qualidade, agilidade e eficiência da empresa.
