Na hora de organizar uma clínica ou consultório, você deve ter alguns cuidados para garantir que tudo vai sair da melhor forma possível, evitando erros que possam prejudicar a empresa. Para isso, o uso de um software médico, ainda mais se for para ajuda na gestão financeira, pode ser muito útil.
Ser responsável pela gestão de uma clínica ou consultório não é fácil, são várias tarefas para cumprir e, muitas vezes, o fluxo de interrupções da equipe e dos pacientes acabam tornando uma bagunça e algumas atividades são negligenciadas por falta de organização.
Mas isso precisa ser evitado que aconteça na área financeira da clínica, uma vez que realizar a gestão financeira pode ser o termômetro para medir se o planejamento está indo bem ou é necessário repensar a forma de trabalho.
Os relatórios financeiros provavelmente são os dados que mais necessitam da atenção do gestor da clínica, afinal as finanças garantem a saúde operacional de um estabelecimento. Ele deve conter informações de fluxo de caixa, contas a pagar e receber, despesas fixas e variáveis.
Além disso, outras informações importantes que ajudam muito a colaborar com um relatório financeiro é elaborar um plano de contingência para eventuais emergências que possam aparecer.
Dessa forma, é possível evitar gastos desnecessários, já que você poderá planejar uma reserva para uma eventual queda de energia, falha de TI, incêndio, algum tipo de derramamento perigoso ou violações de segurança, que necessitem de um investimento para serem resolvidos.
É importante que o seu consultório tenha um sistema eficaz para reproduzir registros pessoais, financeiros e quaisquer outros dados necessários para o bom funcionamento da clínica.
Software médico para gestão financeira
Um software médico com qualidade precisa oferecer funções focadas no controle financeiro da clínica, além de controlar as contas a pagar e receber, bem como os dias com mais precisão em que elas serão pagas ou recebidas.
Por exemplo, se pensarmos em uma clínica que trabalha com comissões e a cada recebimento ela precisa realizar uma divisão dos valores entre a empresa e o profissional que foi responsável pelo atendimento.
Com um software médico, é possível fazer esse tipo de serviço com muito mais facilidade porque, para um caso como esse, uma das funções do software para controle financeiro é disponibilizar o split de pagamento. Assim, o valor pode ser dividido entre as partes, evitando a bitributação.
Outra funcionalidade que também pode ajudar no controle financeiro eficaz é a segurança dos dados, pois além de permitir sigilo de informações dos pacientes, o sistema de software médico possibilita o controle de login de cada usuário, ou seja, cada colaborador só tem acesso ao que foi autorizado pelo gestor.
O que inclui benefícios, porque como cada funcionário acessa apenas o que lhe foi permitido, as planilhas de controle financeiro podem ser liberadas para edição somente para pessoas que sejam da área especificamente. Além disso, o sistema ainda permite registrar informações que foram alteradas ou excluídas.
É uma maneira de evitar fraudes, visto que é possível administrar cada mudança e, assim, controlar que todos os gastos e recebimentos possam constar no sistema. Por isso que também é muito fácil fazer correções de possíveis inconsistências, uma vez que o registro fica arquivado.
Como funciona um software médico
O funcionamento do software médico pode ser tanto por um sistema desktop, quanto um sistema em nuvem, sendo que esta segunda opção garante mais segurança e até modernidade para a clínica, uma vez que todas informações ficam arquivadas na nuvem e não ocupam espaço de armazenamento nos computadores.
Dessa forma, basta que todos os usuários tenham um login e senha de acesso para que eles possam abrir os dados que estejam arquivados na nuvem por uma conexão de internet. Ou seja, não é necessário que nenhum sistema seja instalado no computador.
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